POLÍTICA DE PRIVACIDAD — HAIFEKT S.A.S.

Vigente desde: febrero de 2026
Última actualización: septiembre de 2026
Proveedor: HAIFEKT S.A.S. — R.U.C. 1793231589001 — CIRCUNVALACIÓN ACCESO A LA ESCUELA SAW, Cantón PEDRO MONCAYO, Provincia PICHINCHA, Ecuador.
Correo de contacto y canal para ejercer derechos: info@haifekt.com

1. Ámbito y propósito

Esta Política regula el tratamiento de datos personales realizado por HAIFEKT S.A.S. en relación con la prestación de sus servicios (membresías, foros privados, formación, proyectos colaborativos, desarrollo técnico, consultoría y servicios afines). Describe qué datos se recaban, con qué finalidad, la base jurídica del tratamiento, los destinatarios, los plazos de conservación, los derechos que asisten a las personas titulares y los mecanismos para ejercerlos.

2. Definiciones relevantes

  • Titular: la persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.

  • Responsable: HAIFEKT S.A.S., que determina las finalidades y medios del tratamiento.

  • Encargado: tercero que trata datos por cuenta de HAIFEKT S.A.S. (pasarelas de pago, hosting, proveedores de correo, etc.).

  • Tratamiento: cualquier operación sobre los datos personales (recolección, uso, conservación, supresión, transferencia).

  • Datos sensibles: HAIFEKT S.A.S. no solicita ni requiere el tratamiento de datos personales sensibles, tales como datos de salud, biométricos, ideología, creencias religiosas, afiliación política u otros de naturaleza similar.

3. Categorías de datos personales que tratamos

  1. Identificativos: nombre completo, correo electrónico, teléfono, país de residencia, dirección (cuando aplica).

  2. Datos de facturación y tributarios: razón social, RUC, dirección fiscal, datos para facturación electrónica.

  3. Datos de acceso y uso: nombre de usuario, actividad en foro, timestamps, logs de acceso, dirección IP.

  4. Datos contractuales: contratos, historiales de pagos, historial de servicios contratados, comunicaciones comerciales y operativas.

  5. Metadatos y técnicos: información generada por el uso de la plataforma (cookies propias, cookies de medición publicitaria de terceros, identificadores técnicos, dirección IP y datos del navegador).

No vendemos datos personales. Las cesiones o comunicaciones a terceros se realizan solo cuando es necesario para la prestación del servicio o con conocimiento/consentimiento del titular.

4. Contenidos generados por los usuarios

La plataforma permite la publicación de contenidos generados por los propios usuarios en espacios de interacción. En caso de que un usuario decida voluntariamente publicar datos personales, incluyendo datos sensibles, este asume la responsabilidad de dicha divulgación. HAIFEKT S.A.S. no solicita ni requiere la publicación de datos sensibles y podrá moderar, ocultar o eliminar contenidos que vulneren la normativa aplicable o las normas de la comunidad.

5. Finalidades del tratamiento (por categoría)

  • Prestación y ejecución del servicio: habilitar acceso a la plataforma, moderación, gestión de membresías, incorporación a grupos privados y ejecución de contratos.

  • Facturación y cumplimiento tributario: emisión de facturas electrónicas, conservación de documentación para el SRI.

  • Soporte técnico y atención al cliente: resolución de incidencias, soporte y seguimiento de solicitudes.

  • Comunicaciones operativas: avisos de servicio, cambios contractuales, notificaciones legales.

  • Marketing propio y comunicaciones comerciales: envío de ofertas, newsletters y promociones — basado en consentimiento o interés legítimo según el caso.

  • Medición y atribución de campañas publicitarias: análisis de la eficacia de los anuncios que dirigen visitantes a nuestras páginas, para conocer si una visita o una compra procede de una campaña determinada — basado en consentimiento.

  • Prevención de fraude y seguridad: análisis de logs, detección de abusos, respuesta ante contracargos o disputas.

  • Evidencia y defensa: conservación de registros de acceso y contrataciones para defensa ante reclamaciones, auditorías o procedimientos legales.

6. Bases legales del tratamiento

Dependiendo de la finalidad, el tratamiento se basa en una o más de las siguientes bases legales:

  • Ejecución contractual: para la prestación de servicios solicitados por el titular.

  • Obligación legal: para cumplimiento de obligaciones tributarias y contables (conservación de facturas).

  • Consentimiento: para envíos comerciales, comunicaciones de marketing, medición de campañas publicitarias y tratamientos que lo requieran. El consentimiento es revocable.

  • Interés legítimo: para seguridad, prevención de fraude, y comunicaciones operativas razonables, cuando no prevalezcan los derechos del titular.

7. Transferencias y encargados del tratamiento

Para la prestación del servicio se transfieren o comunican datos personales a proveedores especializados que actúan como encargados, entre otros:

  • PayPhone — pasarela de pagos (procesamiento de pagos con tarjeta; cumplimiento PCI-DSS).

  • Netcup (VPS, hosting) — servidor ubicado en la Unión Europea; alojamiento de Discourse, WooCommerce y/o servicios relacionados.

  • Discourse — plataforma de foro (provisión y soporte técnico).

  • WooCommerce — plataforma de comercio electrónico integrada.

  • Purelymail — envíos automáticos y gestión de correos transaccionales.

Adicionalmente, y únicamente con la finalidad de medición y atribución de campañas publicitarias, se comunican datos a plataformas publicitarias de terceros. Los datos comunicados se limitan a identificadores de cookies, dirección IP, datos técnicos del navegador y datos de contacto (correo electrónico y teléfono) transformados previamente mediante un cifrado irreversible (hash), de modo que el dato original no se transmite. Estas plataformas pueden tratar los datos fuera de Ecuador.

Las transferencias internacionales se realizan únicamente cuando son necesarias para la ejecución del contrato, el cumplimiento de obligaciones legales o las finalidades consentidas por el titular, conforme a la normativa aplicable.

8. Plazos de conservación

Los datos se conservarán según las siguientes reglas y, en todo caso, “solo durante el tiempo necesario” para la finalidad declarada y las obligaciones legales aplicables:

  • Facturación y datos tributarios: mínimo siete (7) años desde la emisión. Pueden conservarse por más tiempo si hay auditorías o procedimientos abiertos.

  • Datos contractuales (contratos, pagos, historial de servicios): 7 años desde la terminación de la relación.

  • Datos de cuenta y membresía (foro): se conservan mientras la cuenta esté activa. Tras la baja de la cuenta o finalización de la relación contractual, la cuenta será bloqueada y los datos personales asociados se conservarán hasta tres (3) años adicionales exclusivamente para fines de defensa ante contracargos, reclamaciones y como evidencia de la prestación del servicio. Transcurrido dicho plazo, los datos personales serán eliminados o anonimizados de forma progresiva. Con fines técnicos y de integridad de la plataforma, el identificador de usuario (username) podrá conservarse de forma desvinculada y sin asociación a datos personales identificables, a fin de evitar colisiones de nombres y preservar la coherencia histórica del sistema. La conservación del identificador no implica reconocimiento ni reidentificación del titular en eventuales registros posteriores.

  • Logs técnicos y registros de acceso: retención entre 6 y 24 meses, salvo necesidad probada de conservación para prevención de fraude o incidentes de seguridad.

  • Comunicaciones (soporte, correos): hasta 3 años para trazabilidad y atención de reclamos.

  • Datos para marketing: hasta que el titular retire el consentimiento o solicite supresión.

  • Datos de medición publicitaria asociados a un pedido: se conservan junto al pedido y se comunican a las plataformas publicitarias una única vez, en el momento de confirmarse la compra.

Cuando la eliminación inmediata no sea técnicamente posible (por ejemplo en backups), se aplicarán medidas de bloqueo, anonimización y restricción de acceso, procediéndose a la supresión definitiva cuando sea razonablemente viable.

9. Decisiones automatizadas y perfiles

HAIFEKT S.A.S. podrá aplicar decisiones automatizadas de carácter operativo necesarias para la ejecución del contrato, tales como activación o revocación de accesos, expiración de membresías o expulsión de grupos en casos objetivos (vencimiento, estado de pago, contracargo registrado o confirmado por el procesador de pagos).

Estas decisiones se basan en reglas objetivas y no constituyen elaboración de perfiles de carácter crediticio ni scoring financiero. La empresa no realiza decisiones automatizadas que impliquen cargos económicos o débitos de fondos sin intervención humana.

10. Derechos de los titulares y ejercicio

El titular de los datos personales podrá ejercer los derechos de acceso, rectificación, actualización, eliminación, oposición y demás previstos en la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales del Ecuador, en la medida que resulten aplicables.

Las solicitudes podrán presentarse a través de los canales de contacto indicados en esta Política y serán atendidas conforme a la normativa vigente y a las obligaciones legales de conservación que resulten aplicables.

Administrativamente, las solicitudes recibidas podrán ser etiquetadas y registradas para su trazabilidad. De forma referencial, el titular podrá incluir en el asunto la mención “Derechos LOPDP”.

11. Cookies y tecnologías similares

HAIFEKT S.A.S. utiliza las siguientes categorías de cookies:

  • Cookies propias necesarias para el funcionamiento de la plataforma (sesión, autenticación, carrito de compra).

  • Cookies de terceros imprescindibles para la prestación del servicio (por ejemplo, validación de pagos mediante la pasarela PayPhone o scripts asociados a WooCommerce).

  • Cookies de medición publicitaria de terceros, presentes en nuestras páginas comerciales y en la tienda, que permiten conocer si una visita o una compra procede de un anuncio. Estas cookies no son necesarias para el funcionamiento del servicio y su uso se basa en el consentimiento del titular.

El consentimiento previo para el uso de cookies se recaba cuando resulta exigible conforme a la normativa aplicable en la jurisdicción del usuario. Fuera de dichos supuestos, el uso de cookies se rige por los estándares técnicos habituales de la web.

El titular puede gestionar o desactivar cookies desde su navegador, con el entendimiento de que algunas funciones del servicio podrían verse afectadas. La desactivación de las cookies de medición publicitaria no afecta al acceso ni al uso del servicio.

12. Seguridad y medidas técnicas y organizativas

Se implementan medidas técnicas y organizativas razonables para proteger los datos personales frente a pérdida, acceso no autorizado, alteración o divulgación indebida, incluidas:

  • cifrado en tránsito y en reposo cuando es aplicable;

  • control de accesos y permisos administrativos;

  • protocolos de seguridad en servidores (hosting en Netcup) y en proveedores;

  • cumplimiento de estándares del sector aplicables a procesadores de pago (PCI-DSS a través de PayPhone);

  • procedimientos internos de gestión de incidentes;

  • registros de auditoría para acciones críticas (activaciones, revocaciones, anonimización, supresiones);

  • transformación irreversible (hash) de los datos de contacto antes de su comunicación a plataformas publicitarias.

Los backups pueden contener datos personales: su gestión está restringida, se accede solo para recuperación y, cuando sea procedente, se aplican políticas de retención y supresión lógica (marcado para eliminación) hasta su expiración.

13. Transferencias internacionales y garantías

Las transferencias fuera de Ecuador (por ejemplo, al hosting en la Unión Europea, a plataformas publicitarias de terceros o a proveedores en otros países) se realizan únicamente cuando son necesarias para la prestación del servicio, por cumplimiento legal o en virtud del consentimiento del titular. Se adoptan garantías contractuales y técnicas para proteger los datos personales, incluyendo compromisos de confidencialidad con proveedores, cláusulas contractuales, niveles adecuados de seguridad y, cuando corresponde, cifrado de la información, conforme a la normativa aplicable. El titular será informado cuando corresponda.

14. Subcontratación y responsabilidad

HAIFEKT S.A.S. contrata proveedores para funciones específicas; dichos proveedores actúan como encargados o subcontratistas sujetos a acuerdos que establecen obligaciones de confidencialidad, seguridad y limitación del uso.

HAIFEKT S.A.S. responde frente al titular por la correcta prestación del servicio y por la coordinación con terceros. Cuando proceda, la empresa ejercerá acciones de repetición o reclamación contractual contra el proveedor responsable por incumplimiento.

15. Conservación de facturas y documentación tributaria

Las facturas y documentos tributarios se conservan por al menos siete (7) años, conforme a la normativa del SRI. Pueden conservarse por más tiempo cuando existan auditorías, investigaciones o procedimientos legales en curso. No se promete conservación indefinida solo por política: la conservación se sujeta a obligaciones legales y criterios de gestión documental.

16. Incidentes de seguridad y notificación

En caso de incidentes que supongan vulneración de datos personales, se activará el procedimiento de gestión de incidentes: contención, evaluación, medidas correctivas y notificación a las autoridades competentes y a los titulares cuando la normativa lo exija.

17. Modificaciones de la Política

HAIFEKT S.A.S. podrá actualizar esta Política conforme cambien sus servicios, la legislación o las prácticas tecnológicas. Las modificaciones se publicarán en el sitio web con indicación de la fecha de entrada en vigor. Salvo disposición distinta, las modificaciones aplicarán a tratamientos futuros.

18. Contacto y ejercicio de derechos

Las comunicaciones relacionadas con datos personales podrán realizarse mediante el correo electrónico info@haifekt.com.

19. Autoridad de control competente

La Autoridad de Protección de Datos Personales del Ecuador es la autoridad administrativa competente en materia de protección de datos personales, sin perjuicio de las reclamaciones que el titular pueda presentar ante las autoridades que resulten competentes conforme a la normativa aplicable a su jurisdicción.